Stand: 05.01.2012 06:00 Uhr  | Archiv

Firmen konservieren Wissen mit Wiki

von Christoph Heinzle, NDR Info

Es ist ein inzwischen liebgewonnes und wertgeschätztes Stück Anarchie im Internet: Wikipedia, die schier unerschöpfliche Enzyklopädie, an der jeder mitschreiben kann. Genauso funktionieren die sogenannten Wikis, wenn sie in Unternehmen oder Organisationen eingesetzt werden. Als Wissenspool, den jeder befüllen kann.

Mutterschaftsurlaub als Initialzündung

Bei der Alten Oldenburger Versicherung im niedersächsischen Vechta war der Mutterschaftsurlaub einer wichtigen Mitarbeiterin Impuls für die Einführung eines Wikis. Susanne Osterloh ist zuständig für die Berechnung von Beitragsanpassungen und eigentlich schwer zu ersetzen. Deshalb wollte sie vor der Auszeit ihr Monopolwissen teilen, "da war es für uns halt wichtig, dass wir es auch schriftlich festhalten, damit jemand Zweites, Drittes eingreifen kann". Susanne Osterloh schrieb wichtige Hinweise und Abläufe nicht in eine E-Mail oder ein Textdokument, sondern in ein Wiki. Die Software, die auch der berühmten Wikipedia zugrunde liegt, bietet viel Freiraum für Informationen – eine Art digitaler Zettelkasten. Das Arbeiten ohne feste Struktur und klare Vorgaben sieht Stefan Macke, der "Vater" des Wikis bei der Alten Oldenburger Versicherung, als Vorteil. "Am Anfang musste man die Leute sicherlich motivieren, überhaupt etwas einzutragen, ganz klar", erinnert sich Macke, "aber wenn das dann mal passiert ist, dann war es ein ganz guter Fluss und hat sich gut entwickelt."        

Wiki braucht Grundbestand

Ein Grundbestand an Informationen sei wichtig, sagt Klaus Tochtermann, Direktor des Hamburger Leibniz-Informationszentrums Wirtschaft. Ein häufiger Fehler sei, ein Wiki im Unternehmen einfach nur zur Dokumentation zur Verfügung zu stellen. "Das Wichtigste, um den Prozess zu starten, ist, dass im Wiki initial schon Inhalte drin sind. Das Wiki darf nicht leer sein, bevor es losgeht", rät Tochtermann.

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Prof. Klaus Tochtermann (l.) vom Hamburger Leibniz-Informationszentrum Wirtschaft im Gespräch mit NDR Info.

Wikis sind flexibel. Eine Struktur, eine Gliederung muss nicht vorgegeben werden, hilft später aber zur Übersicht und zur Auffindbarkeit. Welche Informationen im Wiki stehen sollen, ist eine Sache von Absprachen. Susanne Osterlohs Abteilung nutzt das Wiki als "Datenbank für das Wissen, das im Kopf des Einzelnen ist". Aber es würden auch komplexe Abläufe, die viele betreffen dokumentiert oder Sitzungen protokolliert. Wichtig dabei, so auch Experte Tochtermann: das angesammelte Wissen muss für möglichst viele nützlich sein. Zwei Grundvoraussetzungen für Wikis in Unternehmen seien, "dass es genügend Personen im Unternehmen gibt, die mitmachen, und dass es ein gemeinsames inhaltliches Ziel gibt".     

Hierarchiefreiheit ist Voraussetzung

Gewöhnungsbedürftig für manch starr strukturiertes Unternehmen ist das Wiki-Grundprinzip: jeder darf hineinschreiben, ergänzen, verändern - eine redaktionelle Abnahme gibt es nicht. Sollte es auch nicht geben, so der Versicherungs-EDVler Stefan Macke. "Wenn irgendwo noch ein hierarchischer Wasserkopf darüber gesetzt wird" mit Zuständigkeiten und Genehmigungspflicht, dann führe das auf jeden Fall dazu "dass da kein Mensch mehr etwas einträgt, das kann ich so schon sagen". Und Tochtermann ergänzt, man könne Wikinutzern ihren Stil nicht vorschreiben, wie lang oder wie kurz die Beiträge sein sollten. "Jede Form des Reglements führt zur Ablehnung der Nutzung einer solchen Technologie."

Arbeitsfelder, in denen sich wenig ändert und Bereiche, in denen Kommunikation vor allem von oben erfolgt, eignen sich nicht für Wikis. Das hat man auch bei der Alten Oldenburger Versicherung lernen müssen, wo das Wiki nur in einem Teil der Firma eingesetzt wird. Macke: "Für mich ist das Allerwichtigste, dass man alle Beteiligten mitnimmt und ihnen sagt, was man damit erreichen will. Und dass man die Freiheit, die das Wiki bietet, auch in der Organisation lebt."

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NDR Info | 05.01.2012 | 08:08 Uhr

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