Sendedatum: 22.01.2019 10:10 Uhr

Schicken Sie Ihre Aktenordner auf Diät

Von Jörn Schaar

Im Lauf eines Jahres können sich beachtliche Mengen Papier ansammeln. Vieles davon ist wichtig, anderes nicht so sehr. Die meisten vermeintlich wichtigen Dokumente müssen dabei gar nicht zwingend im Original aufbewahrt werden und auch manche Aufbewahrungsfristen sind deutlich kürzer, als man denkt. Die Zeitschrift Finanztest hat in ihrer aktuellen Ausgabe aufgelistet, welche Dokumente Sie aufbewahren sollten und wie Sie das schaffen.

Fünf Tipps für schlankere Ordner

Sehr wichtig: Ausweise und alles, was mit dem Personenstand zusammenhängt

Der Sozialversicherungsausweis muss das komplette Arbeitsleben hindurch im Original aufbewahrt werden. Bei manchen Berufsgruppen, etwa im Baugewerbe, besteht sogar die Pflicht, ihn auf Verlangen vorzeigen zu können. Wenn Sie ihn nicht ständig brauchen, suchen Sie sich einen guten Platz dafür. Das kann zum Beispiel die Klarsichthülle in einem Ordner sein. Personalausweis und Reisepass sind ebenfalls Dokumente, die Sie im Original verfügbar haben sollten. Gleiches gilt natürlich für Geburts-, Heirats-, Scheidungs- und Sterbeurkunden, sowie für Testamente und Erbscheine. Auch gültige Wertpapiere müssen im Original vorliegen, so lange ein Anspruch besteht.

Mittelwichtig: Arbeitsverträge, Steuerbescheide und Belege

Mietverträge müssen Sie nur so lange aufbewahren, bis das Mietverhältnis beendet und alles korrekt abgerechnet ist. Abschlusszeugnisse von der Schule, Arbeitsverträge mit allen Nebenabreden und Betriebsvereinbarungen und auch Arbeitszeugnisse sollten Sie mindestens bis zum Jobwechsel, besser bis zum Renteneintritt aufbewahren. Bis zur Rente müssen Sie die jährlichen Meldungen zur Sozialversicherung aufheben, damit die Rentenhöhe korrekt berechnet werden kann. Steuerbescheide sollten Sie elf Jahre aufbewahren, da die Festsetzungsfrist für Steuerhinterziehung zehn Jahre beträgt. Die monatliche Gehaltsabrechnung vom Arbeitgeber hingegen kann weg, sobald der Steuerbescheid da ist, die Lohnsteuerbescheinigung ein Jahr später. Die Belege für die Steuererklärung müssen Sie inzwischen nur noch auf Verlangen einreichen, entsorgen können Sie die ein Jahr, nachdem der Steuerbescheid eingegangen ist. Einzige Ausnahme sind dabei Handwerkerrechnungen, die Sie für drei Jahre aufbewahren müssen.

Wichtig, aber unkritisch: Quittungen und Kontoauszüge

In den meisten Fällen können Sie Kontoauszüge in Papierform nach drei Jahren vernichten. Bei den Banken werden sie aber bis zu zehn Jahren gespeichert und Sie können sie im Falle eines Falles gegen Gebühr bestellen, falls Sie doch mal in die Verlegenheit kommen, etwas zu schnell entsorgt zu haben. Wer Onlinebankingkunde seiner Bank ist, kann häufig auf digitale Kontoauszüge umsteigen. Die Banken speichern die Daten im PDF-Format in einem gesicherten Postfach und löschen sie auch nach Ende der Aufbewahrungsfrist automatisch - weniger Papierkram, der zu Hause herumliegt. Kaufbelege, etwa für Elektronikartikel, können spätestens dann in den Müll, wenn der Garantieanspruch erloschen ist, also in der Regel nach zwei Jahren.

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Dieses Thema im Programm:

NDR 1 Welle Nord | Schleswig-Holstein bis 2 | 22.01.2019 | 10:10 Uhr

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