Die Untertitelung einer Sendung erfordert einen großen Aufwand. Die NDR Mitarbeiter arbeiten in mehreren Schichten von morgens bis in die Nacht, da zu fast allen Sendungen die Untertitel live gesendet werden.

Die Produktion der Untertitel ist eng mit der des Fernsehprogramms verknüpft. Jede Sendung wird minutiös vorbereitet. Bei Live-Sendungen wie NDR aktuell stehen die fertigen Beiträge oft erst kurz vor Beginn zur Verfügung.

Der Untertitel-Redakteur bereitet eine Sendung analog zum Sendeablauf vor. Er textet die Beiträge der Fernsehredaktion entsprechend um. Formal unterliegen Untertitel bestimmten Beschränkungen, was eine Bearbeitung von Originalsätzen erforderlich macht.

Oft ist zu einem Beitrag kein Text, aber der Film vorhanden. Dann heißt es für den Untertiteler: zuhören und tippen. Ein Untertitelblock im NDR besteht aus maximal zwei Zeilen und ist im Idealfall sachlich in sich abgeschlossen.

Für die Untertitelung einer Live-Sendung sind im NDR in der Regel zwei Mitarbeiter zuständig. Ein Redakteur sendet die vorbereiteten Untertitel und behält den Programmablauf im Auge. Der andere spricht fehlende Inhalte mithilfe einer Spracherkennungssoftware live ein. Bei Bedarf arbeiten auch mehr als zwei Redakteure an einer Sendung.

Die Arbeit mit der Spracherkennung ist eine besondere Herausforderung und erfordert viel Konzentration und eine schnelle Auffassungsgabe. Der Redakteur muss das Gehörte erfassen und in Sekundenschnelle in Untertitel umsetzen.

Dazu muss er die Inhalte in sendefähige Sätze umformulieren. Das Programm verschriftlicht diese. Wird ein Wort nicht genau erkannt, kann der Sprecher noch per Hand korrigieren. Anschließend wird der Untertitel gesendet.

Die dadurch entstehende Verzögerung zum Fernsehbild lässt sich nicht vermeiden. Auch ist es unmöglich, eine Live-Diskussion vollständig wiederzugeben. In diesem Fall kommt es darauf an, den roten Faden der Gespräche zu vermitteln.

Aufgezeichnete Formate können schon einige Zeit vor Ausstrahlung bearbeitet werden. Die Untertitel werden von einem zweiten Redakteur gegengelesen und kontrolliert. Zum Senden ist nur ein Mitarbeiter nötig, der die Untertitel synchron zum Bild rausschickt.